群聊实录：“松树”老师谈如何做好企业秘书

      2014年4月2日下午，老秘网嘉宾“松树”老师应老猫邀请在“重温经典读书会”QQ群49231471，就如何做好企业秘书问题与网友们进行了探讨交流，“小葵花”网友及时作了整理，现发布出来供大家借鉴参考。“松树”老师有意在此接受网友的在线答疑，如有疑问可直接在本贴回复，松树老师将尽力给大家解答。
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松  树 :
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& c& |! D& f2 U& F  s# v8 x   懂得机关的为人之道，文章肯定就写的很好，因为那里面的人，文笔都是不错的。我们是围绕企业的经济技术指标来思考所以面对的是事。而领导讲话面对的是人 ，这就是不同的地方吧 ，企业解决问题是围绕着企业管理、财税、法律等进行。党群是围绕着上级围绕着怎么说服人来开展。一个面对的是人,一个面对的事。对企业的文员要了解主要经济技术指标，和生产管理的关系，做好了，赚钱了，发奖金，呵呵。
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逍遥叹:

   国有企业的文秘，更多的还是要面对人，文字压力并不轻，可是企业要面对的是事情，写的并不是那些根据经济指标，以数据说话的文章。
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# ~4 \  V  c$ |* O) R1 M3 z  j松  树:

% }4 p  u! h9 Z  [# X3 q3 s$ l    面对人和面对事是相对的， 国有企业也有党群口， 但是 行政为党工作的最大的内容就是如何完成各项经济指标。 不用数据说话，就不能很好的说服人。行政，数据是关键。 随便出一个题目，都离不开任务指标。党群说话也要带任务这样的话语，但是，总的还是对人，调动人的积极性。行政是管理，如何开源节流，如何加强管理， 如何提高效率，如何增收节支，如何降低成本，如何增加效益。 企业秘书，首先要了解的是生产任务、经济指标的含义。
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逍遥叹:

   可是企业文秘，并不完全来源于基层业务岗位，同时，很多时候要给董事长写稿子，需要明确企业未来方向，我觉得对于企业文秘，是一个需要突破的口子。
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松  树:

   管理也是生产力，讲的大概也是这个吧。 董事长的文章， 如果你懂的方针目标管理， 很多问题就好写了。

$ F( p; `  z8 l逍遥叹:

   了解生产经营和财务数据，乃至发现企业问题，规划未来发展路径，这个是需要一个长期的积累过程，直接从事文秘工作，会感觉肚子里墨水不够，或者言之无物，没有血没有肉。
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/ O+ ]: n' b6 T6 r) f1 y' n! x松  树:
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7 Z- [# H  x2 f4 k5 R   如何制定目标， 首先要了解你们企业的经济技术指标， 这点非常关键。原来说企业的八大经济指标， 利润就涉及很多， 涉及的部门也很多。比如，财务，如何避税，如何加强核算。比如，物资部门，如何挑选供应商，如何做到物美价廉。还有运输的环节，就是如何节约成本。比如定员定编，尽量用少的人干多的事情，就是效率的问题。还有机械和人，一个利润，囊括了企业的方方面面、各个部门。 质量，也是如此。节约成本了，零部件不行，如何有质量？ 对不对! 所以，这些都是相通的， 所以，企业的秘书，首要的是要熟悉本企业的经济技术指标， 要知道各个部门的工作范围和工作职责， 不然，你根本无法下笔。 在这个基础上，要学习一些企业管理知识，财税知识、法律知识。不懂合同法，就没法去写如何加强采购管理。不懂劳动法，你就无法处理劳务纠纷。 特别是为企业老总写东西。 熟悉业务是写作的基础。 现代化管理知识一定要知道一些。 诸如，方针目标管理， 量本利分析，鱼刺图，五五定位 等等，等等。 其实，写作对于大学毕业生来说，根本不是问题。 仓库管理、 物资摆放的要求、 看板管理、 都是企业管理的一些基本方法。老板的文章里面没这些东西，就体现不了老板的水平了，对吧。
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7 K; U  h2 Z* x- k% X6 [4 `   松树老师，请问您，企业文秘的发展规划该怎么去走？学习的东西很多很多，自己该怎么去分阶段比较好？

松   树:
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5 w% t' V9 |. z1 D7 l$ Y# P   首先要明白企业是干什么的。各项经济技术指标是哪些，各个部门的职责是什么，这些是必须知道的。如果你知道这些，一般的文章你能对付了，就不会说外行话了。再就是学习一些企业管理基本知识， 这点非常关键。 外行话不说，剩下的就是深度了。
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网友提问：
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   松树老师，您好，我是一名刚毕业参加工作的文秘，现在在江一家国企公司做文秘，主要是给董事长写写东西，工作快一年了，但是有些郁闷和困惑，想咨询您，可以么？ 万分感谢！

) ~3 c. D& y0 {, q: W$ y松  树：
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1 f6 G9 J( s2 V; y( H      你感觉累，就证明你在进步，当初我们也一样，企业秘书可以不要专业，秘书是边缘性学科。什么都不懂，什么都要懂，你想一想就知道了，你们董事长什么专业？一个企业有多少专业？大的原理一定要懂。就像我刚才说的，企业的经济技术指标你要知道。各个部门是干什么的你要清楚，他们的职责是什么？那些三总们是干什么的？职能部门是干什么的？他们的文章你一定要弄懂，特别是涉及到专业知识，一定要虚心向他们请教，弄懂他。你把他们的弄懂了，你站在董事长的高度去思考一下，就知道了。你一定不要忘记，你是董事长！在写文章的时候，你不是你。各个部门都有他的局限性，而董事长没有，因为高度不一样。你能看到各个部门的东西，就是董事长。办公室是铁打的营盘流水的兵，你是董事长秘书，必然会升官。为什么会升官。一，你是他的秘书。二、你替他写文章，是站在他的高度思考问题，所以当一个小头目不是问题。没有一个人能把大型企业的各个基层或者说各个部门的事情都干到。比如，铁路最主要的部门是 车、机、工、电、辆，其他部门达数十个。你就是在基层，也只能在一个单位。写文章的时候，你一定要想到，你是董事长。你不是你！这点，老秘网的老师反复都说过的。

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不懂合同法，就没法去写如何加强采购管理。不懂劳动法，你就无法处理劳务纠纷。 特别是为企业老总写东西。 熟悉业务是写作的基础。

------如果在文秘方面和业务方面都是“新手”，那要补习的实在不少！坐办公室不容易~
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6 |* ^/ T4 p  u' |' W你一定不要忘记，你是董事长！

0 m; Q- i2 L: g-------看问题的角度问题，发人深省。

PS：曾经有个同学在国企党群口做事，每天加班，实在是累。

学习了，谢谢！
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非常受用，特别是适合我们这些在企业办公室的使用，希望老猫能够多情松树前辈来讲讲这方面的知识，让我们这些都有机会能得到提升和进步。

如何了解企业的管理，及相应的专业知识，有时候觉得没地方入手，特别是我们这个相对而言并没有什么实体经济的，都是以融资为主的企业，好多时候写起来就没有内容。

我在写工作总结的时候，发现基层报过来的材料年年都一样，就是换了个数据。我也写不出新意，都是固定模式，似乎达不到总结改进工作的目的。

很有针对性的群聊讨论 看来群里有不少兄弟是在企业从事文字工作

最关键的是老板掌握的信息量非常大，而自己却掌握不了，没有办法从他的角度考虑问题

关起门来当领导，才能写出领导满意的文章