公文写作经典语录
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# v: ~6 h& C6 ^0 O4 C' f% J6 l1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
- V9 y! c% {7 W# Z+ P0 z) o2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。. S$ F) ]: W2 r6 i( h
3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
, C7 _: s/ f$ y: {4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
9 E3 \% x$ v$ V% O) F% b% h/ |5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
6 |% x' k( P6 E( `% S6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l) e5 C; C* i: t3 S% V
7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
$ O) Q. p! t k" H; Y/ a; j8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。5 A& B+ v$ `* K! @( b8 \
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J) M( t0 N4 W- r# P8 q4 ~
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知$ p) {% |( x. H: W! }8 q& T1 e
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c+ o. o) L. |% U( [7 k; h
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S+ g# P: q$ u. @$ j2 d
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》; i8 M' q3 R' P4 n4 ~3 V8 p* J; r
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。4 ^( _7 _; d% V. L/ B
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”) q) W5 E9 \% D, q+ I0 O$ p
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》+ `% k6 A& y, S! ~
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。- R8 e. ]( C: a& D- f6 i3 _- q$ a
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
/ X# H) ~) Y4 u9 }6 ~12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。. Q0 }# B8 l0 d* p
13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
) P% J* ^4 S& G- d6 |$ x14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
+ i6 ]1 [! r4 J# \+ T7 e \ 编写的守则:导言+主体+结尾
' A( ]6 }4 T. v* j9 l 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
# C2 v2 u D3 H 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j( P( b& e8 c- {# z& n4 _+ {' P @. H+ y
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
- F* g3 J6 H0 l6 ?: T: U5 r 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R! Y) z) B# }9 b
15、批复的标题:关于+事由+批复) P7 X4 A5 Z6 n" S. U
编写的守则:开头+正文+结尾) _1 q9 F* |! w) K
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。5 E1 }3 C# s- n" }% f5 Y& I4 l
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
G, s3 r* A: z4 z; A( y. H8 ]0 I( ? 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~( W2 A9 V8 ? c+ @* u, }! k
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
5 ]3 C# N8 F5 b9 L2 h/ P16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B$ y9 x0 k# h z: I
编写的守则:导言+正文+结尾
) P: Q0 H7 t' _* b& T导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
# A2 Y5 d( s8 A2 B6 n' q正文:通知事项' \# o g+ f, S
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O+ z9 M& s ~. p6 G [5 r
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。
. t; H- X/ ]' ~- t会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
0 X' R* N ]& G- Y7 v培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
) y/ i. l* \" Q( j8 t$ }$ p+ E8 _17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
4 v4 j" t( P7 S; ~7 m# r% ?编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见); _8 ?% d9 O# x$ q: v
情况——问题——建议
( ~2 `9 k8 T$ ^" w. H1 z (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
1 q2 ~: i5 i5 }; L4 H% @1 y$ _9 R( w/ j 情况——原因——责任及处理意见% q4 z- l$ N2 }/ t8 G
注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d' M, C3 h/ J* w, B9 p: M
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
# z ~) ~: k5 ^9 x/ |: Q: l 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
8 ^% ~; F; \1 {/ L. |) P- O0 y18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H/ B' O8 m2 d P" m. s
编写守则:开头+正文+结尾: s4 E) l0 B2 L' n( A0 |
开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
/ I( W) d+ `8 S. W P# W: {正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x! i; u' p8 y+ ^4 K, ]6 e4 X* U' a
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。7 P7 ]; B" ^7 Z, e1 Z
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。/ Y- g7 C+ m5 h; A2 V: \
19、决定的标题:关于+事由+决定( ~; @% x2 O. t7 o" ~, n
编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
; }: E0 j/ S' s导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
0 B7 Z4 z* ~9 A( l, G. d, d主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。8 L- w6 ` g. Z7 u# J4 Z' ^
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y/ d8 \0 `7 g/ d; A2 s! |% B2 |
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T+ `: V8 ~7 y" E
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k, _& I6 f, P4 |& m
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^8 l+ G( |) `- i y- t8 ^2 e
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L) i) g9 w! f5 \) O" h( {# a3 |! a
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
4 \. ~; Y- {7 t! M注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。
9 z% M: p/ P. [' n21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要0 k1 ^3 p2 d0 ^+ \% o
编写的守则:会议概况+会议内容+结束语; f) `$ [: d3 S( d# a1 K3 d. A
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
( P9 L4 E! }4 F, ^0 S会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
0 |: `! |0 Y3 c! |结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s" B% r: m7 X h
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。7 k/ R* V" A$ A* F+ W8 [
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。+ j& V/ u9 [* i4 Q' P
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |