认真办理领导批示件,是各级政府的重要职责,也是抓好领导决策落实、推动工作开展的一种重要和经常性的手段。办理领导批示件,充分体现了文秘人员的助手、桥梁和对政务活动的记载作用。对领导批示件办理工作,笔者有一些粗浅的体会,现整理如下: . y* ?7 B! v3 |% d
一、办理领导批示件工作的重要性
~. v" s5 r' x* y( } 领导批示件,顾名思义,即领导对有关文字材料或问题的批示。对机关、单位正式文件的批示,政府办公室一般都有专门的文电处室来办理,本文主要讨论对非正式文件的批示办理。 " v6 F1 D0 J& `5 U" L! Y
对非正式文件的批示,又可分为两类,一类是对公务性文字材料的批示,主要包括对机关、单位报送的公务性非正式文件,如工作汇报、简报、信息等作出的批示。这一类批示一般用于解决政务工作中的具体问题,指导具体工作的开展,推动党委政府决策的落实。
2 N2 ]. ~6 j ^% [$ z) } 另一类是对群众信访件的批示。批阅信访件是领导了解基层情况、倾听基层呼声、体察民情的一个重要手段,也是化解基层矛盾、维护群众合法权益的重要途径。通过批阅信访件,可以对领导作出重大事项的决策提供一定的参考作用,也可以促使政府尽快对社会上一些不稳定因素拿出措施,及时维护社会稳定。
2 P! J2 c$ X/ @- Y$ f8 I5 S 领导同志的批示,大都涉及党的路线、方针、政策和国家法律、法规在具体工作中的贯彻落实问题,同政府中心工作以及人民群众的生产生活有着紧密联系,具有较强的指导性和政策性。领导批示件不仅是上级领导意志的反映和实施领导活动的重要载体,也是政府加强与群众联系的重要窗口和桥梁。做好领导批示件的办理工作,有利于促进党的决策的贯彻落实,有利于推动各项政务工作的开展,有利于进一步密切党群、干群关系,有利于维护社会的稳定和促进社会的和谐发展。 7 F6 G9 t% I# c Z$ _7 S
二、办理领导批示件的方法、程序 8 Z3 }2 f# a* R- o# d b" F
(一)实行分类办理。领导对公务材料的批示与对信访件的批示,在办理时有不同的特点和要求。对批示件进行分类登记和办理,可以避免交叉办理时出错,使办理工作更加有条不紊,也方便以后对批示件的督办和查找。
; H( n& z2 e' V$ H% |9 G! Z+ T" h (二)规范办理程序。
' [) r* I" ^7 M) y, c 1、登记。登记事项主要包括:编号、来文单位、文件名称、批示内容、批示时间、承办单位、签收人、签收日期、督办情况、督办日期、办理结果等。 $ ?2 I3 P: M. B
2、交办。批示件要及时复印并交办具体承办单位和承办人、同时原件存档备查。
& `7 p% A y3 N5 ? 3、催办、督办。批示件交办后,要及时或定期催办督办,并做好记录;对紧急和重要的批示件,要随时检查办理进度,催促加快办理。
; M, V6 S3 F4 r% L/ J7 @ 4、汇总办理结果。为保证批示事项的落实,要按期对领导批示件的办理情况进行汇总,一般按月统计,并报作出批示的领导审阅。
; Q4 E4 a9 p1 e# F6 o. F (三)实现微机处理。随着经济社会的发展,领导批示决策的事项越来越多,批示件办理工作也日益繁重。将批示件办理的全过程,包括批示件的登记、交督办、批示结果反馈等,通过微机进行处理,既可以节省办理人员的时间和精力,也有利于减少手笔登记时的差错,更方便检索和查找。 - z: m- W; ^( U
三、办理领导批示件的几点要求
* g0 ?. H6 k8 G; `, E4 t9 Y/ M& c (一)及时。批示件是领导对一个阶段工作的指导性要求、意见等,时效性很强,如不及时进行办理,将会影响政务工作的正常开展。批示件办理的每个阶段,都应做到及时、迅速。如批示件的登记不及时,以后想查找就会很麻烦。有的部门领导会直接带着文件到市领导办公室请示问题,市领导经常当时就在文件上作出批示,部门领导拿到批示后,认为问题解决了,就直接回去了,忘了到处理批示件的同志那里进行登记。结果过一段时间,批示件在该部门没有得到妥善保管,部门再到政府办公室来查,就难查到了。办理批示的同志,只要发现已流转的批示件没有登记的,就要随时收回进行登记和保存。
* r$ M- f, }' {: V5 D (二)高效。在具体工作中,既要保证重要紧急批示件的即刻交办,又要在尽可能短的时间内将一般的批示件交办到位;既要把握文字材料本身的重要紧急程度,还要按照领导批示中对办理速度的要求,统筹安排时间,对不同批示件分时段进行办理。领导批示限时办理的事项,对当前重点工作的安排,对部门重要请求事项的批复,等等,这些都属急办的范围,要首先进行交办。
& U& [' B) O6 A (三)细致。对细致的要求,体现在批示办理的每一个环节。一个环节粗心,就有可能造成大的失误。如对批示件的交办,一般批示件,都应复印一份给上报材料的单位,让其了解批示情况,但有时批示涉及的问题还在研究中,还没有定论,或批示内容本身具有机密性,不宜让上报材料的单位知道,如果在交办时不细心审核,将批示内容复印或告知上报材料的单位,就可能给领导的工作带来被动或造成不良影响。办理批示的同志,每一件批示件都要过细办理,特别是在批示交办过程中,对承办单位的确定,对批示件复印页码的审核,对批示件是否被正确领取的检查等,都要细心、细致。 4 i* d& i. ?$ k/ Z- }
(四)保密。领导批示中,有很多是针对重要问题、矛盾问题的批示,有的涉及到一部分群体的利益,有的甚至影响到千家万户。而这些被批示的文字材料,又都是非正式文件,大多数未标明密级,因此就需要办理批示的同志自己去判别。有时看似简单的问题,其实隐藏很多矛盾的方面,如果不谨慎的话,很可能造成较大的错误事故,对全局工作造成严重的后果。在工作中,要时刻保持高度的政治敏锐性,对每一份批示都要坚持保密的原则,严格遵守保密工作的有关规定,不仅要慎言、慎行,还要无私、无欲,对与批示应交办范围以外的任何人,都不能透露。在办理有机密内容的批示件时,应在交办给承办单位的批示复印件上,加盖机密件签收印章,以落实保密责任。
& q, R0 r! N2 I1 z 四、秘书在批示件办理中应发挥的作用 3 N5 m. u$ V3 b# Z+ S
(一)助手作用。主要体现在以下几个环节上:
5 r& C: j4 b" P" Q 1、收文时要进行归口把关。要及时剔除一些不属领导职权或分工范围,或不符合直接报送领导阅示程序的文字材料,以免干扰领导办公,节省领导宝贵时间。 / E% q4 w* x" N6 z' c4 U, k* [
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