公文写作经典语录

公文写作经典语录

  O! W/ Z/ q; f$ U, Q. E5 Z& H1、        公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
2、        一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
3、        文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。
4、        上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。
' U3 \4 S- q5 y& d1 j; x% k5、        用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。
  X7 P6 }9 m- G1 Q/ Y/ N6、        用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。
7、        用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。
0 I) c7 [/ N' g3 W' I8、        部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
9、        公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种
* F  _  }- D9 t例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
. a! ~( }5 \8 j9 P4 S: @- t- M注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）
' F. g! W. T, R3 p# R3 x10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种
例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
, l7 k- g8 H$ N  V/ n  \$ n注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。
% \3 V# }0 B+ A3 W8 K( B5 W. l, m例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》
11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。
   注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。
12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
, m' }# @; `  X; @5 r. D8 F+ A/ p8 q13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。
14、请示的标题：关于+事由+请示
0 t' i( ]8 ~0 ?# L! ?' C1 ~; g% _, x    编写的守则：导言+主体+结尾
  {$ |1 t& r, S% ]    导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。
    主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？
( T  @) a4 q! X$ E, I    结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。
- M# D" r* u) D$ s: a" A) P    注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。
15、批复的标题：关于+事由+批复
0 g" H5 m+ S+ D1 L    编写的守则：开头+正文+结尾
6 q% P% G: W" i; p! r    开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。
) w( @0 \' T9 _0 P! _. I0 ^    正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
* l3 C. N/ w7 T3 b( V% ~    结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。
" p/ P4 x! a  i. ]% H    注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。
$ Z% m. d- `8 ?6 x$ l16、通知的标题：关于+事由+通知
    编写的守则：导言+正文+结尾
导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。
正文：通知事项
结尾：以上通知，请遵照执行。
# p2 h- e2 G+ |/ t" G0 s" J) m! |7 s 注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。
会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
0 ~; j+ f  _$ C# {/ T 培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。
* u4 w( P0 }5 B$ D( y& X17、报告的标题：关于+事由+报告
编写守则（三段式）：          情况——做法——问题（意见）
                           情况——问题——建议
  （只选其中一种或两种写）    情况——原因——下步做法
                              情况——原因——责任及处理意见
! J2 }/ s+ B- g. C/ W( W  ]7 E* l% D   注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。
   报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。
   报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”
18、函的标题：关于+事由+函
编写守则：开头+正文+结尾
开头：简洁写明发函的缘由
5 J! V% S: {( T$ j- f正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求
" U" v! o9 j) x% r( H" B/ q4 b结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
" M0 u# v+ L/ g- V8 o注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
19、决定的标题：关于+事由+决定
8 e- o+ U2 @2 d8 j编写的守则：导言+主文+结尾
: _( A! [# H) _" u  A导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。
主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
结尾：提出希望、号召、实施要求。
2 z* e! p6 d. p! @3 l  B20、通报的标题：关于+事由+通报
4 t, @; }: e/ B* s8 n% G5 l编写的守则：导言+正文+结尾
导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。
正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。
3 Z; e3 h2 I, T8 H8 h& C. o结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。
注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。
2 W1 S# A8 r" u( }  C9 I21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要
' r6 X' _4 ]4 W. E 编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
; K3 F9 D; ?' S  f 会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
" h" H" ]/ i% ?6 L0 y; \0 {/ w+ U 会议内容：会议的重要发言和决议。
结束语：希望与要求。
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。
23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
* j( L0 J1 Q4 [( D$ ]* p+ t24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
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