第三专题* u, K- G& `" L: S7 U% P- \/ F
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加强办公室建设与管理; ^ \. r4 o% }2 x3 @. @) n
# b' S- G$ B4 j" a一、办公室人员岗位认知与基本职责
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5 n1 N) n6 B( j7 ~( ]+ C6 s% ^: Q3 A二、加强办公室建设" R$ |! l: k3 u( ~; N7 u8 E: Q
{1 Q6 U, m. ~6 v/ J4 [+ {三、办公室办会工作基本规范8 }9 ]9 Z7 d5 ^, I) v4 ^2 B7 @1 p
$ Q \9 A! ~; |$ w四、加强办公室的日常管理6 U) N2 w/ }+ E! U, H
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
, I. I- e1 P8 g& X% g" [# a$ m* e$ O5 q7 [% Q M1 `- Z; H
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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. T$ l* o. r( F& P" X5 _+ v联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。; \' S4 _0 i- f- L
" T" p9 Q- \; ?职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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5 V& T, |4 |+ _# T: d* z/ X一、办公室人员岗位认知与基本职责& W7 Z0 s4 K A; u/ E% ]* k
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：# F! o: \+ w. K) v+ h6 f- P
: q4 X3 I; A5 W按性质分：
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# Q1 T& `% T. \& R( \ y程序性工作；智囊性工作；临时性工作。" w; ~# {8 m/ U3 v
/ k$ C( ]+ |+ M8 }
按内容分：. C) X# ~* }- L; X1 Z
0 J+ }3 Q0 f9 W5 a办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。& D9 |4 w) a& p: K' B; A5 L
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（. Q! }) a N" z- G5 E
9 C7 \% x' O$ X9 N. G& C三）办公室人员角色定位
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0 t1 @, W3 f: X) f" U. J/ }0 g2 c( |办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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1 @* V _# r4 o+ d7 d- X（四）办公室工作对人员的要求
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4 D5 f: P$ H. ]$ T# R2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
+ Z7 l4 i1 ]. {8 a: f5 c' _, B {* x3 Y5 V0 O& v+ Q; s
一、要讲事业心和责任感；
. c0 ~/ e9 u& G: D E$ ]( o6 Y f+ w
* G% J5 ? B% H. G9 g6 j' H/ H二、要认真细致；, F3 Y4 o1 |" K5 B
. g/ A! Y# g/ i- @
三、要讲究程序(不要打乱仗)；( Z! k( M8 m+ ~' }
+ K% `: J0 s, ]( A四、要讲工作效率。
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8 F: ?8 q. d2 Y（四）办公室工作对人员的要求6 G$ o7 e: i) z# m
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1、思想素养
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4 m" T7 b. z o热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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5 e# @: X! k2 r政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。( t1 v b) s3 O, F# P
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。8 I! x l) a0 x+ K
# `% Z% W/ i5 C( w踏实肯干。舍得为工作投入。! K7 v% `+ O5 ~# H; q# T
; x0 M8 M0 d3 {9 {' k（四）办公室工作对人员的要求
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f. v% a' |/ q- o2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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1 u1 I8 `7 s2 `) y# k! C- N调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。0 ^1 t3 o+ e* d$ N: l; Q/ j7 V
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。# ~! E; T8 A6 K' f/ l" ^- c
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养- r* L7 r, y- H. @; W# L" G
% a1 K( T( c, a, A" n+ d$ A心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。9 i$ z, k# c3 b! n9 ]: N4 g* L& k( p
/ O0 W4 ?% ?5 \2 @' ^; X0 c调控力(控制情绪的能力)。
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- O, N- u" _2 D% {7 A意志力。6 `9 G3 k4 } M. N/ g
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（四）办公室工作对人员的要求
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) g7 F5 w* i0 |7 W" f8 ]4、角色意识
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* I5 l9 x% j# l G N9 p5 K做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识; j. ]2 e1 u2 n
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全局意识
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* ?" }( ^. T" a8 z, A责任意识
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- l4 U& b' N9 N1 q( h2 f. G$ H创新意识- s8 j8 u- M0 T, L& w5 g
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奉献意识9 c6 _1 U: @* S/ D7 ^ S) ^5 F0 D
1 }! z) |% t1 G3 m9 Z- \信息意识
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# u& x! Y6 p1 Q程序意识1 |' f# d5 o$ [8 {
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学习意识
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% c8 k9 Z9 k- s& g$ ^8 k（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目 W- F8 i9 J' D) V# O
; d3 p; i v8 \2 W1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
4 K2 F$ ^" B5 c9 a; k
$ ]- X( g, l3 K9 J8 w( x" q他是否了解你的目标和意向?2 c! M+ x& q5 ~9 V% y7 M1 v
: r" m+ i& `7 Z- L# O. _他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
1 @) x4 e" {3 g
. E; S2 J+ I. _9 ~( ]+ i2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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2 U- @! x6 I+ Z& w3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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% u! i+ y3 s( o) \4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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* ~4 G7 {& Z$ U2 K" Y7 W9 b领导测评办公室人员的20道题目
4 Z( A8 r0 y! k) K
$ ]$ @* P" B5 _* J: n# l w5 N/ S5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?3 W. @( @6 a. P; i- \- N
; z" ?9 s( x6 T- _. _3 G
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?/ N3 H G% y" ~- e1 G6 D' Z
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?% \7 c7 z% r: t* p4 X8 x1 z
: Y0 k$ h% X( x0 q5 ~. {能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?% K" A! I* I3 P( i! U
+ g$ k' ~' a, z# n) k7 _, g
能否制订新的工作制度或工作程序?
3 m! h- k, u+ o) f. s( ]; M! B
9 O4 ^; p7 J& l& m他的工作有条理吗?
9 g( c `! J, c" `- |6 X! x1 n4 _; m: Z
7．他是一个机智的人吗?, z4 u' S2 H: G f% Y
) c9 ~: ]8 i9 A. N0 S能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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& ]+ C$ @) E2 f! L, Z能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?' v& p+ V* {6 E1 P
2 y' y1 R1 q7 ]% v2 Z* T能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?" P. i, x6 D* @" ^- s. T) `+ i
4 G. g! V ^$ c0 d领导测评办公室人员的20道题目
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+ t6 i9 @% H3 J$ N$ Z9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?+ @8 E8 z; X' o$ ^. Q# j, ?! T, S
# X( e' }( k% v$ R4 s; \/ W/ v% a10．他在危急关头是否沉着冷静?
2 e1 i. y9 D: {0 H' Z- R! x4 p
}9 U8 R% u% ^# [. I% p5 e当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
3 C! P* j+ |) U- A3 j7 w4 R
- ^( \: x% A9 D$ n& l/ U11．他对你的忠诚值得信赖吗?+ N |+ X0 C/ U% M
$ Q2 h! v* K% p, g& O' v你能把一些机密信息资料委托给他吗?
" j' N$ h( w! l ]5 B n" N7 R
$ d) k% b; x/ }+ {/ `8 S12．他是否有较广的阅读面和知识面?- S1 S" G1 m$ N* k! X) O
& g1 A% G% u4 G8 S& R0 S7 K是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?" l) z9 I# }. z0 O' }9 _; o; p
, l) H) p) O: D* ^, b/ t: t, }领导测评办公室人员的20道题目
. y, E r& t- j. J G! G/ u, J9 Q F5 O
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?9 h" R# ~* m0 Z2 L4 ~) r
, [! v: t6 w) d6 x# ]. ~5 y, n5 a( N; G是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
: N: m7 A* j$ O& k# r$ Q8 L2 E3 R' z% p# i2 a
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?& P! O" _0 S; ~& Q" o# T
; |1 `! ^0 \' f# c$ |. `15．他语言表达是否清晰?5 b: k9 A& }7 S; Y" Z: J8 R0 H
4 Y( y; W! z0 l
能否以书面或口头方式简要汇报情况? t+ L% @. l3 V' I
% C @' G6 @- ]& a2 k/ E能否准确地传达你的指示?
8 h) N/ E6 U j0 w4 b% U
9 X1 X+ Z! v; G4 w能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
8 _& M/ a& V+ ]# C
; X$ l2 z+ Z( |6 A16．他是否按时完成每天的工作?* {8 k3 I; ?" H- u# \0 h- t
, ]' ]5 z& n6 U9 ~" T+ P是否根据需要自愿在休息时间加班?5 m* m! s+ k5 K) _1 |
" n& f7 ~! I0 m; d6 F
领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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1 s; p$ ^+ s) B; V18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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+ A' j8 G3 Y& G' r: Y! V( x19．在调研工作中他是否称职?4 q0 R# y8 {3 v) j) A+ w8 N3 D% W0 L
# z' X0 f/ h: X* n5 ~
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
7 [, X4 _% A$ d3 a
' O3 t; I1 h7 L& X: F6 T/ q) F20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?" B. \- a5 T e/ Q) m. g& n+ J
9 V6 u1 H+ Q# x启示……
9 }2 F1 ?4 r& H0 N2 L' j% D/ J3 ~/ B, {/ U# J# N S5 N: Q7 _+ b* |
二、加强办公室建设# X5 t4 n1 I% G
, V8 v* @ B% T/ R- Y" l（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作5 N3 B+ t' P% W+ J
% R0 j! J. r3 i* ~! B% x3、努力营造和谐人文氛围& l6 b' m- m/ n, e- P! H
) @- M* L& ~% l9 N4、大力倡导团队精神
% B# f& l( Z; O7 d' J* P
# ^5 m2 v! ]5 m" J2 N0 U x1 b（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规3 U( V1 D% M9 _) o. \
' i0 v7 E* }* Y: _* j. L m2 w- V
良好的礼仪形象
2 V$ G `4 v U1 C0 e
# ^) S; n" t }% @1 _; d良好的电话形象1 j* }* u. t7 Z7 x
. }" q7 \4 g5 c5 F0 h/ ~6 b良好的文字形象
, ? F$ {, K( v* S( z6 I' x: D! B: I) L
良好的语言形象( \& R- q( J+ H- t% g" C
: G$ N+ k6 n; x7 w1 B
二、加强办公室建设
u0 E+ p; q3 f1 I9 J7 {- P7 P- B4 c8 S
（三）人人争作办公室受欢迎的人员6 p2 j6 j6 |( p, f+ r
: g( z/ @9 l; D
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
2 w/ x, C6 ]. t; y- P/ r5 V% l/ y- a c
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；9 B9 v% U3 k/ z
3 ?1 ^9 ]4 X" V* F3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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6 w6 o8 W. E6 G+ H2 f K4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
% S1 x2 W# U( C1 h$ {
& g# h% k% e+ `8 Z! E4 m5、随时让同事知道你对他的感激；# \" X4 Q/ f: j! d2 c
/ h/ \" m6 C4 v0 V p% F) U
6、尊重个人隐私，公私之间分明；$ D: C/ {& z# n/ E1 C. G- s
, V, E8 r V( v5 w7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
, J* V5 J8 f/ X, O
7 f7 i- k$ Z& j' z8、不居功自傲，有容人雅量。9 R+ l& v4 A7 U0 q
0 c" @& l1 J( E* o1 k1 S三、办公室办会工作基本规范
# w$ A+ H' Y0 @4 C4 F5 n) b: a! H- M
（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构. b$ ?4 t; F3 n
$ z0 B) t& k, V/ c4 K6 B9 z2 J
2、协助领导确定会议目标和议题9 \# L# ]2 D% u
3 I2 q: J; h! u6 i) u r
（1）确定会议目标! y3 O# s- L- E/ A2 p4 m5 f
9 i! _3 l( h5 e+ [% `; j$ \
（2）拟订会议议题
5 c' h" f+ p; ?7 s8 [+ y4 _3 K6 W. Y! f- p: [
3、拟订会议财务预算和会议方案
! P c, p! A8 \! e7 Y2 x- L: x) m1 K O) \% q
（1）拟订会议财务预算1 p5 `, Q& Q4 s" b2 i7 K2 j
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（2）拟定办会方案
7 }$ Q- w2 V: Z7 O) C9 U- Y7 [4 S+ W$ z+ W2 z
（一）会议服务的基本内容# a% ?( E" d! K
7 n- L4 K# |& S$ p- O7 m( w3 d$ W( j" z
会前准备工作/ [) v( i/ g) N' |) c/ Y
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4、确定会议的议程、日程和程序
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$ n" ]( u- o5 I. y8 ^( g& T5、分工撰写会议文件( y+ F' R9 b0 ]( t; A3 @9 l: I$ k
6 o( ?' w; ?7 U- f# S, Z% M4 V6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作/ M3 X1 R# }# N$ Z9 n8 o
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
! M. ^4 O# m' S5 H7 N
/ A0 J% d( {! b5 [6 Z1 `主讲：姬瑞环* E1 l2 E2 h* Z+ V& l2 x1 r& O3 x
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