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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说0 v( A* O+ Y; M% _2 D! h

% j9 d2 @( Q  _' t: |    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。7 Y" k" |3 j# z# c* u9 \& w
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    秘书一词的来源) \, p0 _1 r' ]$ x  D. `  ^

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1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
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0 q3 F+ C" `; V+ [; J# G$ o) X- h9 m2 n
2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。3 p6 k9 v# j. s6 e

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3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。- s0 s+ Y) T. D; B

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4、宫廷里的藏书,尤指禁书。2 l4 L" Z8 T! n4 ~5 q, T9 j

6 d9 q0 f5 A4 I& \: }- F/ y2 a' p7 q+ o. g& A9 @7 ?
5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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) f$ M/ {3 m; V: h' N8 J    秘书的类别
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* ?8 Q. p" D3 R4 `: X) f1 `
- c1 W+ P2 a- J! s- L1、从服务的对象上分:
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2、从所属部门来分
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2 E* u6 ?9 a' H* y+ E3 W
5 [: e$ n3 Q2 b; B/ K) O3、从具体的工作性质分
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    (1)文字秘书/ T3 T1 ~( D! D+ r0 l& _' s

9 \6 V$ P4 Y) g" s    (2)机要秘书% A- Y9 ?) J  p* @0 W2 R7 x
' g2 R- [9 J3 W2 j
    (3)通讯秘书; P) v! G* |; V7 f

9 W* t7 H8 j2 \7 ^9 O    (4)信访秘书
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! Z! ~0 q1 E& s1 }9 N1 V8 T    (5)事务秘书
' u! d$ n8 y: d# h/ X; S
: C6 j' {0 ]( b5 p  ~    (6)生活秘书+ K$ _" W: D! z( V9 g; \1 R) G

2 G/ o7 U8 P' C, i    关于秘书机构. W. O8 j$ f' o$ p' U5 G" G
2 `+ Y, @8 ^7 d1 H6 d! K
    (一)各级秘书机构* n: o5 }# t1 l  N

4 T. e6 J: ]- C
: b( W4 Q* F3 G+ t1、中央机关的秘书机构
3 l4 V2 _" u9 s! k% ^5 ?
, d( C( ^' ^* s: l4 O: q1 t0 \
' t) ^1 m% _9 i. ]6 _# C$ g2、省、市、县机关的秘书机构7 A& I: i1 I, l/ ]

9 _% {) a7 i. [, g8 f1 C4 l) m- }
4 O  [$ w* M* W( m" d" T3、基层单位的秘书机构
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    (二)各类秘书机构7 ]" e& ^" W& U6 V  h& o

' x% ?! {7 L$ X6 p0 }: t) H8 P
% f/ _/ W/ g( p: V8 O3 f
. m* r; Q+ X) R, k& S  G0 G1、人民解放军系统的秘书机构
, P, n) ]  j/ W+ c7 E2 k8 w8 S; w' }* `4 c+ S
* f8 N+ ~1 |, }3 e4 R/ x
2、企事业单位秘书机构
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; _9 C7 }3 ?9 A8 C7 \2 i6 e! u' D( G
3、民主党派. s9 X5 C" L7 h0 A, E# ~

6 }, C& P- b0 ?* }
- ~& F& U" ^0 }4、人民团体
) C# |0 E9 f) \7 @3 G% e4 B' V' y# w* t
    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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    二、秘书处的工作性质
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    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。( U" z2 n" U+ G- Z

) |; }# e5 m" s  n# C+ \
3 U2 Q# T  b: R) \2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
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! B( D4 a9 J' H3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
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% f8 @7 r- y0 f1 U) z* U% J  w4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。& ?" B/ T2 f8 E; Z' U7 \+ T
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    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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    三、秘书人员应具备的素质
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    (一)、基本素质; D$ t% f( b4 H3 ~

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1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。8 I* B+ n( q3 b# y4 q  y" y. \
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) l$ \* G# B) v2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
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% f! `; p& F" }    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对$ ^1 u* R8 x, }4 G6 I. {. b
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3 T- Z# Q3 v8 Q: ^, E+ M, V3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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9 W9 Z( U" O' Q5 s; G$ M; v    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。: z" S$ Q' U- b2 ~+ d! h3 S' Z
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    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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