老秘答如何做好会议筹备和组织工作

网友提问：

! ?* E; s9 ~1 h5 L, r9 M4 R. ~ A

 

现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？

8 m; E5 l1 j& y

 

老秘回答：

4 g1 w- g/ v/ G/ b' q, [

 

会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。

 

●使会议开得卓有成效

7 K5 [, B) x. K6 {0 t. I. m- j

　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

& ~9 Y, ]9 \/ k" t5 T) Q

　　1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

　　2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

　　3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。

　　4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。

9 l+ C" e, l* z# a

　　5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

7 l6 F- g0 R( \& p5 y& Y

　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

8 b" S0 S) b& z' v

　　7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

　　8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

" ^# d9 o# Q: R2 `

　　9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

6 q# t3 Y+ s r+ b$ V+ U. S0 D

　　10.信息要加以选择，避免过多。

9 q" u0 x5 J% p/ j/ r+ i# g

　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

　　12.通过限制网上会议时间使会议完善。

　　13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

3 \, ^5 C4 d0 S7 U* o; R

　　14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

　　15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

6 ]$ W. d0 b- X( k* K/ p

　　16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

　　17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

　　18.会前先拉几个盟友。

+ b. [: V' @/ B7 s

　　19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

. A5 o% Y0 W1 H2 K- f# p

　　20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

　　●会议准备

　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

, N) E- [( U, h2 i9 G

　　21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

　　22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

" f/ ^6 Q+ n# x7 D

　　23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

2 c9 J: G2 q g" ?; d# v% v

　　24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

　　25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

0 I& X0 \2 _# f9 w# b1 Z% |7 k: y

　　26.任何议程变动都必须通知主持人。

　　27.议程要尽可能短小简单。

　　28.尽量将议程限制于一页纸上。

　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

$ O/ ]9 X) _) |7 j

　　30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

/ C/ n6 B g# T P. H

　　31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

5 K- q! J b7 O! R0 N; e

　　32.必须将电话转移出会场。

& h& p! S; f" H+ z' G. W8 o1 i

　　33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

. d) ^2 e8 S/ H. c

　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

$ W, x# E/ A7 j" `+ ] t4 M4 i2 n; ~

　　35.要找个确保没有干扰的会场。

　　36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

7 l$ W$ j+ R5 J$ {* `9 i# E

　　37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

! b9 d* u; a9 f! Y5 {' R- ]

　　38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

　　39.座位之间应有一臂长的间隔。

4 [- \3 h* E& J& n

　　40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

　　41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

9 y3 [8 C4 J+ y& H3 r, U

　　42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

& I: D8 N8 Y' _; a

　　43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

- C2 {6 U- S( {) U

　　44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

　　45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

$ X4 J/ y3 x0 j9 `2 d" b( e j

　　46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

　　●出席会议

' [/ \) X8 }. L2 c

　　一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

　　47.会前拟出自己的发言稿。

! n$ [ Q1 [( ], S* q: k5 n

　　48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

　　49.要保持积极的脸部表情和音调。

% e: G. U" h3 M, |: m" f

　　50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

]; Z, V" @' Z& L# y

　　51.开始发言前先作深呼吸。

+ w1 I& t* _4 \; u! i( q E& T

　　52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

) F9 ^1 }3 V: p! z4 |

　　53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

　　54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

　　55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

　　56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

　　57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

　　58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

　　59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

4 [/ b g6 a4 q7 V

　　60.必须按照议程顺序作会议记录。

　　61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

　　62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

" Q8 A1 q& F# U; R4 y( d$ P+ L

　　63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

　　●主持会议

　　每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

　　64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

/ K! I9 y4 J, G; A7 [

　　65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

" Q1 ?( z# I4 }! |& Q- \0 E

　　66.尽量于会前认识新来者。

　　67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

　　68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

　　69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

9 g2 v3 a" h/ ` A

　　70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

　　71.要制止支流辩论和私下交谈。

! M7 |: V2 u0 q2 l6 h% F

　　72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

7 B. Y. F8 g4 P4 k: z$ `

　　73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

　　74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

　　75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

( B5 z& y! A- j, L/ ?4 w

　　76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

# t) d) g6 t3 W/ ^

　　77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

: ^, C. i( u% ~$ Y- S

　　78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

2 Z# Z" W5 o3 V' Q: Z% ?

　　79.必须清楚每次会议的规则。

　　80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

　　81.要改变会议气氛，须先改变议题。

. r, B% i/ J* h1 U* [

　　

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议，也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大，任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义，进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来，切实增强使命意识、责任意识和服务意识，以高度负责的态度，以良好的精神状态，全力以赴投入到大会筹备和服务中，认真细致、优质高效地完成好每项工作，保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致，努力提高服务质量。强化细节意识，牢固树立“细节决定成败”的思想，坚持高标准、严要求，精益求精、严谨细致，认真对待每一项工作，高质量完成每一项任务，努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作；州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作；州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合，全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识，相互理解、相互配合，努力形成整体合力，做到让领导满意、让代表满意，为大会的顺利进行作出积极贡献。
+ D5 _8 Z- r  B8 F: k
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调，要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度，按照各自的职责分工，全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求，对每项工作都要细心研究，每个环节都要精心组织，力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些，确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识，切实增强工作的主动性，扎扎实实地做好筹备服务工作，优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上，进一步细化责任、落实措施、查缺补漏，抓好落实。

学习了，新手求指教！感谢无私奉献！

谢谢楼主大人不吝分享

学习了，很详细，认真拜读

认真学习。谢谢分享！