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" V% T$ L! E V# U 一.总则
8 P8 s) @7 I9 s; s) D 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 5 }' F, i- \" M) \/ U
本办法适用于全公司各部门。
8 E6 I! n9 T* e' C3 {7 K 二.对外接待范围 3 X5 i9 X; i" R2 Y
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 0 _0 R i* b& i( D2 V& ~7 V2 t
接待的对象分为内宾和外宾。 + N0 z1 J! L/ t' u/ l! k
三.对外接待部门 2 h# ?' N5 C: Y4 @ N. G; p5 z
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 , g% \; K A4 L6 C! B% U
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
+ g. E9 F- ~. D$ x1 ? 四.对外接待原则
) Q& s! [4 J8 t; S% }6 o9 a 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
- R# Q$ @; p3 S) S6 X( ~9 s" B( \2 _ 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
B, R1 ?( C' B9 ]1 P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
" r o7 [7 d$ { 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
) O+ a( y- I& i; }& [; |! s) \7 O 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 . @9 k" K1 w8 X- A
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 + N. `4 W/ u$ O
五.接待规格的确定。 ! \) ^# X1 _1 k T" l+ ~1 O
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
' F* e5 S/ @ W% y( l 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 0 N2 \, p* z. ]5 E" G6 X
六.接待礼仪 % D5 ]5 {# Q8 }' G% G) T
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 # \! f) U' V* ~1 @& L: ?
2.接待：主动起迎，问明来意。
' D; h1 M z; \9 M$ D* d2 S 3.安排交谈地点：
+ E2 F; z. ]/ t3 o/ V5 R2 P ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ; Z1 I+ o; ?1 L
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； & t1 c' o% y4 d7 g$ z0 B5 [" [4 M2 W
⑶切忌让客人久候而无人问津。 4 N N$ _- k0 N& B. [; L
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
: j* ~0 @, s9 J# `$ w 七.引见。
# z7 w. ~7 W2 U1 K5 O 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
' S9 D& A6 Z8 a! q+ W4 t 引见顺序；
$ [+ |) J9 ?8 B( g! y+ O ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
1 h1 ]: p* D3 [6 w2 O; t- B ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ; y, n D+ p( ~! y9 Z
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 + C* \2 y5 Q8 h& ?# [
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 , O1 {0 E! e- r* P
八.行路。 ( A1 n6 E1 s# a1 |& g" p& ]+ p+ [
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 8 Y7 R$ }/ f2 ]% J% e- s+ A
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
* Y! U4 Q, o+ o& ]3 O 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 6 V" S' B6 {8 q8 Y+ [
九.其他。 9 q, T! L8 Q2 |. L0 t+ B1 l q
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
# L4 p; J) C9 L2 {. v: R 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； " g) S* s# g. C8 {
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
& U1 S* t5 Z& @- g! G( a 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 3 C- J+ f: I9 Q2 x8 t2 `
㈠接待内宾。 7 b6 b$ O0 \9 r6 n6 v9 i t
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ; a8 b; C' T L1 j/ @* T6 u
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" b2 ?7 B; S* T" c9 g 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
# t/ Z9 O; m, L9 k 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 2 b4 w6 {: |1 S) b' Z
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ' N0 E. I9 \4 l7 w. S
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
. v+ J) b& n i( {+ |. J2 G$ w 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 : T0 k3 `8 v1 @& ^# }/ m
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 * u. g6 I \7 d" ^0 b3 V
㈡接待来宾。 V2 T/ G- p0 m9 U$ Z0 a
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
/ ]1 v# x4 A* g2 T! _, N+ P) L* Q 迎送。
9 K K N1 I% w3 o: P( ? 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 . y" E' r4 Q8 T9 p, o* C
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 9 S6 l9 K' z1 j# N) M
会见会谈。 $ L$ d8 U; z3 K$ _2 K9 [5 E9 D
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 # p1 J# E$ S1 l
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ( e, t ?) b j. j& J: r, E
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
; h) |: h/ F3 j# D* H% z 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
4 \5 l! K' F) J/ U+ O1 B7 U 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
/ e. i% ?' S# u* @7 p i- d6 m8 k- B; { 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
y# N# K/ H4 x: V" z F7 p2 ] 宴请。
. c0 T+ h& w* |% \! H; V A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 C+ N l1 v. ^4 `1 t2 W
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
( Y! q8 S% H* J* g5 W' c: ` 文艺晚会。
) }* H/ y+ ~% Z. V# F 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 . O) w& |# W3 j7 i- ~
参观游览。
8 a3 w7 K+ [; }) k# k, W5 u 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
! P" U& x; I0 B/ z7 u" u: n# x& C 接待标准 4 Z6 i5 f& D1 F3 x
⑴用餐标准。
" Y/ S; C2 r" l8 u% \ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 : a1 n4 M0 N$ S( [
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 & ?# a2 K9 f$ _; Y4 v
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 % L' ^: j# ?7 W2 @8 v6 r
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
: ~* _$ v0 w5 C ? 5、常客 员工标准
8 p3 X# ?2 K7 [3 y (2)住宿安排。
3 Z! @$ o# @4 L 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
7 V' C, O+ L) h' o7 H8 ^ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
7 H0 N& d0 Y' j8 g- f1 i! l1 ^ 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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